Na descrición dunha autoridade é obrigatorio encher tres campos (tomado do boletín nº 1):
Denominación de la autoridad: es el sitio adecuado para dar el nombre original de la unidad (en cualquier lengua -incluso no soportada por la Comisión-) y es un campo que no se traduce. No se espera que tenga especial utilidad para la localización de autoridades, puesto que el nombre oficial (p.ej. “Subdirección General de …”, o “Consellería de …”) no necesariamente aclara bien el papel que se juega como autoridad dentro de IMI.
Designación no oficial: sí se traduce (debe escribirse en castellano para que la Comisión pueda traducirlo) y su objetivo es dar una descripción corta y de mayor utilidad que la denominación oficial acerca de la función de la autoridad.
Descripción de la autoridad: permite una descripción más detallada (en castellano, puesto que se traduce) que la que es posible a través de la ‘designación no oficial’.
A pesar de todo hai que ter en conta que ao realizar unha procura de autoridades, a listaxe que se obtén (e salvo que nos/nos decidamos a ‘abrir’ o detalle dunha autoridade concreta) segue mostrando unicamente os campos de ‘denominación’ e ‘designación non oficial’, ademais do estado e o tipo de autoridade ou coordinador en cada ámbito lexislativo (directiva). Polo que segue sendo moi recomendable aclarar na descrición curta (a ‘designación non oficial’) o alcance da autoridade dentro do sistema (a ‘descrición longa’ non está dispoñible na relación de autoridades localizadas tras unha procura, só se pode acceder a esa información ao ver o detalle dunha autoridade). Por exemplo, nas autoridades competentes para cualificacións profesionais, recomendamos a inclusión explícita na descrición non oficial da profesión (e a rexión se son autoridades non nacionais). Cando o sistema mellore as súas opcións de procura e presentación de resultados poderá obviarse esta recomendación, pero na actualidade sen seguila faise difícil discernir a autoridade correcta mediante a lista que se presenta.