En la descripció d'una autoritat és obligatori emplenar tres camps (pres del butlletí núm. 1):
Denominació de l'autoritat: és el lloc adequat per a donar el nom original de la unitat (en qualsevol llengua -fins i tot no suportada per la Comissió-) i és un camp que no es traduïx. No s'espera que tinga especial utilitat per a la localització d'autoritats, ja que el nom oficial (p. ex. “Subdirecció General de …”, o “Conselleria de …”) no necessàriament aclareix bé el paper que es juga com a autoritat dins d'IMI.
Designació no oficial: sí que es traduïx (ha d'escriure's en castellà perquè la Comissió puga traduir-ho) i el seu objectiu és donar una descripció curta i de major utilitat que la denominació oficial sobre la funció de l'autoritat.
Descripció de l'autoritat: permet una descripció més detallada (en castellà, ja que es traduïx) que la que és possible a través de la ‘designació no oficial’.
Malgrat tot cal tindre en compte que en realitzar una cerca d'autoritats, el llistat que s'obté (i llevat que ens decidim a ‘obrir’ el detall d'una autoritat concreta) continua mostrant únicament els camps de ‘denominació’ i ‘designació no oficial’, a més de l'estat i el tipus d'autoritat o coordinador en cada àmbit legislatiu (directiva). Pel que continua sent molt recomanable aclarir en la descripció curta (la ‘designació no oficial’) l'abast de l'autoritat dins del sistema (la ‘descripció llarga’ no està disponible en la relació d'autoritats localitzades després d'una cerca, només es pot accedir a eixa informació en veure el detall d'una autoritat). Per exemple, en les autoritats competents per a qualificacions professionals, recomanem la inclusió explícita en la descripció no oficial de la professió (i la regió si són autoritats no nacionals). Quan el sistema millore les seues opcions de cerca i presentació de resultats podrà obviar-se esta recomanació, però en l'actualitat sense seguir-la es fa difícil destriar l'autoritat correcta mitjançant la llista que es presenta.