En la descripción de una autoridad es obligatorio rellenar tres campos (tomado del boletín nº 1):
Denominació de l'autoritat: és el lloc adequat per a donar el nom original de la unitat (en qualsevol llengua -fins i tot no suportada per la Comissió-) i és un camp que no es tradueix. No s'espera que tingui especial utilitat per a la localització d'autoritats, ja que el nom oficial (p. ex. “Subdirecció General de …”, o “Conselleria de …”) no necessàriament aclareix bé el paper que es juga com a autoritat dins d'IMI.
Designació no oficial: sí que es tradueix (ha d'escriure's en castellà perquè la Comissió pugui traduir-ho) i el seu objectiu és donar una descripció curta i de major utilitat que la denominació oficial sobre la funció de l'autoritat.
Descripción de la autoridad: permite una descripción más detallada (en castellano, puesto que se traduce) que la que es posible a través de la ‘designación no oficial’.
Pese a todo hay que tener en cuenta que al realizar una búsqueda de autoridades, el listado que se obtiene (y salvo que nos decidamos a ‘abrir’ el detalle de una autoridad concreta) sigue mostrando únicamente los campos de ‘denominación’ y ‘designación no oficial’, además del estado y el tipo de autoridad o coordinador en cada ámbito legislativo (directiva). Por lo que sigue siendo muy recomendable aclarar en la descripción corta (la ‘designación no oficial’) el alcance de la autoridad dentro del sistema (la ‘descripción larga’ no está disponible en la relación de autoridades localizadas tras una búsqueda, sólo se puede acceder a esa información al ver el detalle de una autoridad). Por ejemplo, en las autoridades competentes para cualificaciones profesionales, recomendamos la inclusión explícita en la descripción no oficial de la profesión (y la región si son autoridades no nacionales). Cuando el sistema mejore sus opciones de búsqueda y presentación de resultados podrá obviarse esta recomendación, pero en la actualidad sin seguirla se hace difícil discernir la autoridad correcta mediante la lista que se presenta.