En la descripción de una autoridad es obligatorio rellenar tres campos (tomado del boletín nº 1):
Denominación da autoridade: é o sitio adecuado para dar o nome orixinal da unidade (en calquera lingua -mesmo non soportada pola Comisión-) e é un campo que non se traduce. Non se espera que teña especial utilidade para a localización de autoridades, posto que o nome oficial (p.ex. “Subdirección Xeral de …”, ou “Consellería de …”) non necesariamente aclara ben o papel que se xoga como autoridade dentro de IMI.
Designación non oficial: si se traduce (debe escribirse en castelán para que a Comisión poida traducir) e o seu obxectivo é dar unha descrición curta e de maior utilidade que a denominación oficial acerca da función da autoridade.
Descrición da autoridade: permite unha descrición máis detallada (en castelán, posto que se traduce) que a que é posible a través da ‘designación non oficial’.
A pesar de todo hai que ter en conta que ao realizar unha procura de autoridades, a listaxe que se obtén (e salvo que nos/nos decidamos a ‘abrir’ o detalle dunha autoridade concreta) segue mostrando unicamente os campos de ‘denominación’ e ‘designación non oficial’, ademais do estado e o tipo de autoridade ou coordinador en cada ámbito lexislativo (directiva). Polo que segue sendo moi recomendable aclarar na descrición curta (a ‘designación non oficial’) o alcance da autoridade dentro do sistema (a ‘descrición longa’ non está dispoñible na relación de autoridades localizadas tras unha procura, só se pode acceder a esa información ao ver o detalle dunha autoridade). Por exemplo, nas autoridades competentes para cualificacións profesionais, recomendamos a inclusión explícita na descrición non oficial da profesión (e a rexión se son autoridades non nacionais). Cando o sistema mellore as súas opcións de procura e presentación de resultados poderá obviarse esta recomendación, pero na actualidade sen seguila faise difícil discernir a autoridade correcta mediante a lista que se presenta.