En la descripció d'una autoritat és obligatori emplenar tres camps (pres del butlletí núm. 1):
Denominación de la autoridad: es el sitio adecuado para dar el nombre original de la unidad (en cualquier lengua -incluso no soportada por la Comisión-) y es un campo que no se traduce. No se espera que tenga especial utilidad para la localización de autoridades, puesto que el nombre oficial (p.ej. “Subdirección General de …”, o “Consellería de …”) no necesariamente aclara bien el papel que se juega como autoridad dentro de IMI.
Designación no oficial: sí se traduce (debe escribirse en castellano para que la Comisión pueda traducirlo) y su objetivo es dar una descripción corta y de mayor utilidad que la denominación oficial acerca de la función de la autoridad.
Descripció de l'autoritat: permet una descripció més detallada (en castellà, ja que es traduïx) que la que és possible a través de la ‘designació no oficial’.
Malgrat tot cal tindre en compte que en realitzar una cerca d'autoritats, el llistat que s'obté (i llevat que ens decidim a ‘obrir’ el detall d'una autoritat concreta) continua mostrant únicament els camps de ‘denominació’ i ‘designació no oficial’, a més de l'estat i el tipus d'autoritat o coordinador en cada àmbit legislatiu (directiva). Pel que continua sent molt recomanable aclarir en la descripció curta (la ‘designació no oficial’) l'abast de l'autoritat dins del sistema (la ‘descripció llarga’ no està disponible en la relació d'autoritats localitzades després d'una cerca, només es pot accedir a eixa informació en veure el detall d'una autoritat). Per exemple, en les autoritats competents per a qualificacions professionals, recomanem la inclusió explícita en la descripció no oficial de la professió (i la regió si són autoritats no nacionals). Quan el sistema millore les seues opcions de cerca i presentació de resultats podrà obviar-se esta recomanació, però en l'actualitat sense seguir-la es fa difícil destriar l'autoritat correcta mitjançant la llista que es presenta.