Són habituals les preguntes sobre les capacitats i limitacions de l'ús de text lliure en les cerques d'autoritats.
La cerca per text lliure és especialment important per a aprofitar la informació de professió, paraules clau, polítiques o àrees d'activitat econòmica (valors que es prenen de llistes predefinides), atés que actualment per a les cerques no es mostren estes llistes i només es pot fer ús de la cerca per text lliure. No obstant això esta forma de cerca té fortes limitacions que cal conéixer per a usar-la adequadament:
- El sistema que usa no és tipus ‘Google’ sinó molt més simple. El text que escriguem es busca ‘tal qual’ dins de tots els camps (descripció curta i llarga, paraules clau, àrees polítiques i econòmiques, professions, etc.) que descriuen a una autoritat.
- Si escrivim diverses paraules busca la cadena formada per totes elles i en l'ordre en què l'hàgem escrita (‘contaminació acústica’ localitzaria resultats però ‘acústica contaminació’ no). Per este mateix motiu pot succeir que ‘radiografia extremadura’ no produïsca cap resultat (malgrat que sí que existisca una autoritat que aparega en la llista en buscar separadament tant ‘radiografia’ com ‘extremadura’).
- No distingeix majúscules / minúscules (‘metge’, ‘Metge’, i ‘METGE’ oferiran els mateixos resultats).
- Lamentablement sí que és sensible a l'ús de titlla (‘MEDIQUE’ no oferix els mateixos resultats que ‘MÈDIC’)
- L'ús de plural/singular dificulta a vegades les cerques. Així ‘arquitectes’ podria no localitzar cap autoritat, mentre ‘arquitecte’ sí (en altres termes pot haver-hi majors diferències entre les formes singular i plural -especialment en altres idiomes: 'foot/feet' per exemple).
- Pot usar-se només l'arrel (o qualsevol altra part) d'un terme (‘arquitec’ localitzaria resultats que continguen arquitecte o arquitectura, i ‘ntaminac’ localitzaria resultats que continguen contaminació)
- No usa cap diccionari de sinònims, ni menys encara algun tesaurus (buscar per ‘contaminació’ i per ‘pol·lució’ no oferix els mateixos resultats)
- Cal tindre precaució amb la qüestió multingüe en la cerca per text lliure:
- Les traduccions de les designacions no oficials i descripcions poden tardar (fins a un mes) a estar realitzades, i fins i tot encara que estiguen disponibles poden haver usat paraules diferents a les que inicialment estiguem aplicant en les cerques (l'exemple de contaminació vs. pol·lució).
- El sistema sí que coneix les traduccions de totes les paraules clau (keywords), professions, àrees polítiques i econòmiques (en definitiva de les ‘llistes’ que conté IMI), però hem d'escriure-les tal com apareixen en les llistes d'IMI (p. ex. hi ha una àrea política de ‘contaminació’ que en anglés IMI presenta com ‘polution’, mai localitzaríem una autoritat buscant per ‘pol·lució’)
- Com a exemple pràctic l'àrea d'activitat econòmica E.39.0.0 està descrita en castellà com a ‘Activitats de descontaminació i altres serveis de gestió de residus’ mentre en anglés apareix com ‘Remediation activities and other waste management services’. És clar que buscant ‘decontamination’ (un terme vàlid en anglés) el sistema no haguera trobat les autoritats que estiguen descrites com ‘remediation’.
En definitiva, l'ús de l'opció per a text lliure en les cerques és un suport però ha d'usar-se amb imaginació i intel·ligència quan no aconseguim localitzar autoritats competents amb ella.