Són habituals les preguntes sobre les capacitats i limitacions de l'ús de text lliure en les cerques d'autoritats.
La cerca per text lliure és especialment important per a aprofitar la informació de professió, paraules clau, polítiques o àrees d'activitat econòmica (valors que es prenen de llistes predefinides), atès que actualment per a les cerques no es mostren aquestes llistes i només es pot fer ús de la cerca per text lliure. No obstant això aquesta forma de cerca té fortes limitacions que cal conèixer per a usar-la adequadament:
- El sistema que usa no és tipus ‘Google’ sinó molt més simple. El text que escriguem es busca ‘tal qual’ dins de tots els camps (descripció curta i llarga, paraules clau, àrees polítiques i econòmiques, professions, etc.) que descriuen a una autoritat.
- Si escribimos varias palabras busca la cadena formada por todas ellas y en el orden en que la hayamos escrito (‘contaminación acústica’ localizaría resultados pero ‘acústica contaminación’ no). Por este mismo motivo puede suceder que ‘radiografía extremadura’ no produzca ningún resultado (pese a que sí exista una autoridad que aparezca en la lista al buscar separadamente tanto ‘radiografía’ como ‘extremadura’).
- No distingeix majúscules / minúscules (‘metge’, ‘Metge’, i ‘METGE’ oferiran els mateixos resultats).
- Lamentablemente sí es sensible al uso de tilde (‘MEDICO’ no ofrece los mismos resultados que ‘MÉDICO’)
- L'ús de plural/singular dificulta a vegades les cerques. Així ‘arquitectes’ podria no localitzar cap autoritat, mentre ‘arquitecte’ sí (en altres termes pot haver-hi majors diferències entre les formes singular i plural -especialment en altres idiomes: 'foot/feet' per exemple).
- Pot usar-se només l'arrel (o qualsevol altra part) d'un terme (‘arquitec’ localitzaria resultats que continguin arquitecte o arquitectura, i ‘ntaminac’ localitzaria resultats que continguin contaminació)
- No usa cap diccionari de sinònims, ni menys encara algun tesaurus (buscar per ‘contaminació’ i per ‘pol·lució’ no ofereix els mateixos resultats)
- Cal tenir precaució amb la qüestió multingüe en la cerca per text lliure:
- Les traduccions de les designacions no oficials i descripcions poden trigar (fins a un mes) a estar realitzades, i fins i tot encara que estiguin disponibles poden haver usat paraules diferents a les que inicialment estiguem aplicant en les cerques (l'exemple de contaminació vs. pol·lució).
- El sistema sí que coneix les traduccions de totes les paraules clau (keywords), professions, àrees polítiques i econòmiques (en definitiva de les ‘llistes’ que conté IMI), però hem d'escriure-les tal com apareixen en les llistes d'IMI (p. ex. hi ha una àrea política de ‘contaminació’ que en anglès IMI presenta com ‘polution’, mai localitzaríem una autoritat buscant per ‘pol·lució’)
- Com a exemple pràctic l'àrea d'activitat econòmica E.39.0.0 està descrita en castellà com a ‘Activitats de descontaminació i altres serveis de gestió de residus’ mentre en anglès apareix com ‘Remediation activities and other waste management services’. És clar que buscant ‘decontamination’ (un terme vàlid en anglès) el sistema no hagués trobat les autoritats que estiguin descrites com ‘remediation’.
En definitiva, l'ús de l'opció per a text lliure en les cerques és un suport però ha d'usar-se amb imaginació i intel·ligència quan no aconseguim localitzar autoritats competents amb ella.